일탈
일탈이란 제조 또는 품질관리 과정에서 미리 정해진 기준을 벗어나 이루어진 행위를 말한다. 특시, 시험의 결과가 미리 정해진 시험기준을 벗어난 경우 기준 일탈(OOS, Out Of Specification)이라고 부른다. 제조 또는 품질관리 과정에서 미리 정해진 기준이 되는 주요 예를 소개하겠다. 제조시시 및 기록서, 원료/포장재/완제품/장비 규격, 시험방법 및 절차, 유지보수 교정 규격 및 일정, 제조지원설비의 규격, 공정 변수, 양식, 문서, SOP 그리고 GMP 규정이 대표적인 예이다.
일탈처리
일탈처리는 크게 5단계로 구분된다. 일탈이 발생하면 보고 및 조치를 수행한다. 일탈을 접수하여 원인을 분석한다. 품질위험평가 및 원인을 조사한다. 후속 조치 결과를 입력한다. 일탈을 종료시킨다. 이러한 절차에 의해 시행한 일탈 처리는 기록을 작성하고 보존하도록 한다.
일탈 발생 보고 및 조치 단계는 의약품의 제조 및 품질관리 작업 중 일탈 사항을 발견하거나 발생시켰을 때 시행한다. 팀원은 구두로 소속 부서장에게 해당 일탈 사실을 알린 후, 일탈보고서(보고 및 긴급 조치)에 일탈 내용을 기록하여 보고한다. 일탈 접수 및 원인 분석 단계에서 일탈처리 담당자는 일탈보고서 작성에 하자가 없는 경우 일탈보고서를 접수한 후 품질부서책임자에게 보고한다. 접수 시 일탈 보고서 접수대장에 해당 사항을 기입해야 한다. 품질부서책임자는 일탈보고서의 내용을 검토, 승인하고 필요한 의견을 기술한다. 추가로 일탈 처리 담당자와 해당 팀 관련자에게 일탈 피해 현황 및 품질위험분석, 원인 조사, 후속 조치 계획을 수립할 수 있도록 지시한다. 특히 해당 일탈이 재발된 것으로 판단한 경우 보다 명확한 원인을 파악하여 재발하지 않도록 각별히 주의해서 조사 및 조치 계획을 수립할 수 있도록 한다. 원인 조사 및 후속 조치 계획 단계에서 일탈 처리 담당자 또는 일탈 처리 관련자는 일탈에 대한 피해 현황, 품질위험평가 및 원인 조사를 실시한다. 필요 시 관련부서 회의를 통해 제반사항을 논의하고 조사의 협조를 구할 수 있다. 피해 현황, 품질위험평가 및 원인조사에는 다음과 같은 사항이 포함되도록 한다. 일탈 보고자와의 면담, 관련 문서 검토, 관련 설비 및 장비의 적절성 검토, 관련 물질(원료, 공정액, 원료의약품)의 적절성 검토, 작업 관찰, 추가 시험(필요한 경우) 그리고 기타 원인 추정 단서가 될 수 있는 사항이다. 일탈 처리 담당자는 일탈 조사 내용을 일탈보고서(원인 조사 및 후속조치 계획)에 기술한다. 필요한 경우 여러 팀의 검토 의견 수렴, 회의 등을 통해서 조사한 내용을 자료로 하여 일탈 원인을 추정할 수 있다. 후속 조치 결과 단계에서 담당자는 일탈보고서에 후속 조치 결과를 기술한 후 작성된 보고서에 보고 및 긴급 조치, 원인 조사 및 후속조치 계획을 첨부하여 품질보증팀 일탈처리 담당자에게 제출한다. 기술한 내용에 하자가 없다면 품질부서책임자에게 제출하여 보고한다. 일탈 종료 및 일탈보고서 파일링 단계에서 일탈처리 담당자는 일탈보고서 접수대장에 승인 내역을 기입한다. 해당 일탈이 종료되었음을 알리고 보고서를 문서보관실에 보관 관리한다.
일탈 등급 분류- Critical, Major, Minor
critical 등급은 제품에 영향이 있고 환자 또는 최종 소비자에게 위험을 줄 가능성이 있는 경우이다. 예컨대 완제품 시험 또는 안정성시험 부적합(허가 기준), 법적 안정성 시험 미실시 및 사용 기한 오류 등이 여기에 속할 수 있다. major 등급은 제품에 영향을 끼칠 가능성이 있으나 환자 또는 최종 소비자에게 위험이 없는 경우가 해당된다. 완제품 시험 또는 안정성 시험 부적합(자가 기준), 안정성 시험주기 누락(시험 미실시) 및 제조 번호 오류 등이 여기에 속할 수 있다. 마지막으로 minor 등급은 GMP 규정에 위배되나 제품에 영향이 없는 경우가 속한다. 시험의뢰 미실시, 포장 단위 변경 재포장, 견본품 재포장 등이 해당될 수 있다. minor 등급의 일탈은 시정 하고 처리 결과에 대해 기록하여 보관하면 된다. major 및 critical은 원인을 분석하고 문제점을 조사하여 적절하고 효과적인 시정조치 계획을 수립하고 그 결과 및 재발을 방지할 수 있는 예방 대책을 문서화하여야 한다. 이러한 중요 문제점의 원인 조사 및 재발 방지 대책을 수립하는 도구가 바로 CAPA 시스템이다.
CAPA(Corrective And Preventive Actions, 시정 및 예방 조치)
Corrective란 잘못된 사항을 시정하는 것이다. 즉 corrective actions은 잘못된 사항의 근본 원인 제거 및 직접적인 시스템의 수정을 의미한다. 그리고 preventive actions는 잠재 위험에 대한 근본 원인 제거 및 관련 시스템에 대한 수정을 뜻한다. 결국 CAPA는 정볼르 수집하고 분석하여 제품 품질의 문제점이 되는 원인을 조사하여 적절하고 효과적인 시정 조치 및 예방 조치를 수립하는 것이 된다. CAPA는 일탈의 원인 조사에만 적용되는 개념은 아니다. 문제점의 원인 조사와 후속 조치가 필요한 모든 사항이 대상이다. 연간품질평가, 자율 점검, 소비자 불만, 일탈, 규제기관 감사, 밸리데이션 활동, 제품 회수, GMP 규정 미 준수 등의 상황에서 문제점이 발생하면 원인조사와 시정 조치, 예방 조치 활동에 CAPA 시스템이 적용될 수 있다.
CAPA의 절차는 발생 보고, 영향성 평가 그리고 시정 및 예방 조치 수행으로 3가지로 크게 나뉘며 이에 대한 기록은 작성 및 보존하도록 한다. 발생 보고는 해당 부서에서 시정 및 예방조치 보고서를 작성한다. 보고서에는 발생된 문제를 기술하고, 문제의 근본 원인을 조사한 결과와 시정 및 예방 조치 계획이 포함되어야 한다. 문제의 근본 원인을 조사하는 방법 중 하나로 Fish Bone Diagram을 대표적으로 사용한다. 영향성 평가는 QA 부서의 담당자가 시정 및 예방조치 보고설르 검토하고 이상이 없으면 시정 및 예방조지 보고서를 작한다. 이때 일탈 발생에 따른 영향성을 평가하며 그 영향에 따른 조치 사항을 수립해야 한다. 영향성 평가 항목의 예시는 다음과 같다. 허가사항 위배, 제품 품질 영향, 시판 중 제품의 품질조사 필요 유무, 재가공 필요 유무, 현재 진행 중인 제조공정에 영향, 타 공정 및 후속 공정에 영향, 제품 또는 작업장 오염의 발생, 작업자의 안전, 제품의 품질시험(안정성시험 등) 필요 유무이다. 영향성 평가에 따른 조치 사항은 원인을 시정하고 예방하는 조치와는 별개로 CAPA 사항 발생에 따라 즉시 조치해야 하는 사항을 수립하는 것으로서 품질부서 책임자의 승인을 받고 즉시 이행한다. 시정 및 예방 조치 수행은 계획을 전달받은 담당자가 수행하고 결과를 시정 및 예방조치 보고서에 기록한다. 이 때 실시한 시정조치 결과와 예방 조치 결과를 각각 기록해야 하며 CAPA가 완료된 일자도 기입해야 한다. 완료되면 QA 담당자는 CAPA의 유효성 평가를 실시한다. 시정조치로 발생된 문제 및 근본원인이 해결되었는가, 예방조치로 문제의 재발을 예방할 수 있는가, 근거자료는 모두 첨부되었는가, 필요한 변경은 완료되었는가, 조치사항에 따른 문서 및 교육이 완료되었는가 등의 사항을 평가하고 기록하여 CAPA를 완료한다.
불만 처리 및 제품 회수
불만은 소비자로부터 구두, 전화 또는 문서로 받은 품질에 관한 불만을 말한다. 제품 회수는 제품의 출하 후에 품질 불량으로 판명된 제품 또는 그러한 의심의 여지가 있는 제품에 대해 신속하고 효과적으로 시장으로부터 회수하는 것을 일컫는다.
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